Oferta

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ&ARCHIWIZACJA - POZNAJ PEŁEN ZAKRES NASZEJ OFERTY.
Jesteśmy firmą działającą na terenie województwa małopolskiego.Od początku naszej działalności specjalizujemy się w dostarczaniu nowoczesnych narzędzi do zarządzania informacjami zawartymi w rozmaitych firmowych dokumentach. Nasza oferta zaadresowana jest do firm i organizacji zainteresowanych wdrożeniem najnowocześniejszych technologii zarządzania procesami i dokumentami. Rozwiązania, które oferujemy, wyróżniają się najwyższą jakością oraz nowoczesnością. Wiedza oraz doświadczenie, jakie zdobywamy w trakcie realizacji licznych wdrożeń, pozwala nam pozyskiwać nowych, cenionych Klientów. Staramy się stale rozbudowywać i uatrakcyjniać ofertę obejmującą doradztwo procesowe, integrację systemów IT, outsourcing usług kancelaryjnych, archiwizację i udostępnienie dokumentów elektronicznych.
Najwięcej doświadczeń zebraliśmy w dziedzinie:

wprowadzania przepisów kancelaryjno-archiwalnych,
archiwizacji dokumentacji,
projektowania pomieszczeń archiwalnych,
szkoleń,
tworzenia wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
przekazywania dokumentacji do Archiwów Państwowych,
archiwizacji akt osobowych,
niszczenia dokumentacji,
organizacji przenosin archiwów np. na czas remontów,
kompleksowej obsługi archiwów zakładowych i składnic akt,
porad w zakresie prawa archiwalnego.

Realizujemy zlecenia dla instytucji państwowych, samorządowych, placówek oświatowych (szkoły, przedszkola, licea), służby zdrowia, (szpitale, poradnie, kliniki), prywatnych przedsiębiorców (działalność gospodarcza, hotele), instytucje kultury (muzea, ośrodki kultury, teatry).
Zapraszamy serdecznie do kontaktu telefonicznego.
Zapoznają się Państwo szczegółowo z ofertą i ewentualnymi warunkami współpracy.

Usługi:

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI

Usługa Archiwizacji polega na opracowaniu lub uporządkowaniu istniejących zbiorów dokumentów. Odpowiednie ich zabezpieczenie i klasyfikowanie jest niezbędnym procesem w każdej jednostce. Usługa ta pozwala utrzymać przejrzystość i ład w dokumentacji firmy. Dzięki usłudze archiwizacji firmowa dokumentacja jest poprawnie zaewidencjonowana, a po jej zakończeniu każdy Klient będzie miał odpowiednio zabezpieczone i łatwo dostępne akta. W pełni zaewidencjonowany zbiór ułatwia codzienną pracę i ogranicza koszty przedsiębiorstwa.
USŁUGA ARCHIWIZACJI ZAWIERA: Porządkowanie dokumentacji firmowej przedsiębiorstwa np. dokumentacja techniczna, księgowa, kadrowa, płacowa i pozostała, a w tym:

klasyfikacja i kwalifikacja akt,
formatowanie jednostek aktowych,
sporządzenie ewidencji drukowanej i elektronicznej,
porządkowanie dokumentacji płacowej i osobowej pracodawców,
porządkowanie materiałów archiwalnych kat. A zgodnie z zaleceniami właściwego archiwum państwowego.

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

Jednym z podstawowych zadań jakie stawiane są przed każdym przedsiębiorstwem jest przechowywanie dokumentacji. Coraz większa liczba regulacji prawnych i organizacyjnych, dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi powoduje, że coraz więcej podmiotów stawia na outsourcing w tym zakresie. Większość firm nie posiada fachowej wiedzy w zakresie archiwizacji (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania), jak i odpowiedniego wyposażenia (pomieszczeń archiwizacyjnych wraz z regałami i zabezpieczeniami), dlatego nasze usługi są właśnie dla nich. Przechowywanie dokumentacji aktowej przedsiębiorstw działających i zlikwidowanych:

ograniczenie kosztów przechowywania dokumentacji,
przechowywanie w specjalistycznych magazynach,
ewidencjonowanie zasobu w dedykowanej aplikacji,
wypożyczanie wersji papierowej lub udostępnienie skanu dokumentu,
udostępnianie akt instytucjom i osobom uprawnionym,
dbałość o odpowiedni stan fizyczny akt.

SKANOWANIE DOKUMENTACJI

Digitalizacja, czyli przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej jest w dzisiejszych czasach coraz bardziej popularne i potrzebne. Dzięki tej usłudze wiele procesów obsługiwanych jest na podstawie udostępnionych dokumentów odwzorowanych cyfrowo. W zakresie skanowania posiadamy odpowiednie umiejętności i doświadczenie, dzięki któremu obsługujemy kilkaset tysięcy dokumentów miesięcznie. Dzięki wydajnym skanerom, możliwa jest digitalizacja w szybkim tempie oraz dobrej jakości. Nasza usługa obejmuje digitalizację (skanowanie) dokumentów i ich zapis na wybranym nośniku lub udostępnienie ich w aplikacji. W ramach Skanowania dokumentacji realizujemy:

przygotowanie dokumentów do skanowania,
skanowanie dokumentów przy użyciu profesjonalnego sprzętu,
przekazanie dokumentów w formacie PDF na nośniku elektronicznym lub w aplikacji.

BRAKOWANIE I NISZCZENIE

Bardzo ważnym procesem w każdym archiwum jest brakowanie i niszczenie dokumentacji. Jego istotność opiera się na dwóch cechach. Po pierwsze pozwala na znaczne zredukowanie kosztów przechowywania, a po drugie jest procesem nieodwracalnym. Z tego powodu poświęcamy mu wiele uwagi. Usługa ta polega na wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął i przekazanie jej do zniszczenia. Jesteśmy w stanie niszczyć we wszystkich klasach tajności dokumentacji. Profesjonalni archiwiści zobowiązani są dokonać przeglądu dokumentacji według określonych kryteriów efektem którego jest:

wyłączenie z brakowania materiałów archiwalnych (kategorii „A”),
wyłączenie z brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął,
wydzielenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie (kategorii „BE”),
przygotowanie spisu dokumentacji brakowanej dla podmiotów będących pod nadzorem archiwalnym – przygotowanie odpowiedniego wniosku do właściwego archiwum państwowego.

Po zakończeniu procesu brakowania i otrzymaniu zgód na niszczenie dokumentacji, dokonujemy fizycznego zniszczenia zasobu archiwalnego w klasie tajności P-4 wg normy DIN 66399, a po zakończeniu przekazujemy Klientowi certyfikat zniszczenia.

KLASY TAJNOŚCI NISZCZENIA DOKUMENTÓW

Klasy tajności niszczenia dokumentów – jakie są ich rodzaje i co je wyróżnia?
Wszelkie dokumenty muszą być niszczone zgodnie z obowiązującymi normami. W przeciwnym wypadku firma naraża się na kary administracyjne, a nawet kradzież wrażliwych danych. Warto więc trzymać się opracowanych przez specjalistów zasad.
3 KLASY TAJNOŚCI DIN 66399
Nowa norma wskazuje na 3 klasy tajności. Pierwsza dotyczy danych wewnętrznych, druga danych poufnych, a trzecia danych tajnych. Co to oznacza w praktyce? Klasy tajności niszczenia dokumentów można opisać w ten sposób:

1 klasa obejmuje informacje, które mogą być dostępne dla szerszego grona odbiorców. Wśród nich znajdują się chociażby listy, notatki, obwieszczenia, spersonalizowane reklamy. Ujawnienie ich treści doprowadziłoby (choć to nie reguła!) do uszczerbku na wizerunku firmy bądź pogorszenia jej funkcjonowania.
2 klasa dotyczy danych, które są przeznaczone do ściśle określonego, wąskiego grona odbiorców. Ich ujawnienie spowodowałoby znaczną utratę reputacji przedsiębiorstwa, a także naruszenie pewnych umów prawnych. Mowa m.in. o korespondencji ofertowej czy danych osobowych.
3 klasa tajności niszczenia dokumentów to chociażby sprawozdania, dane finansowe czy dokumenty dotyczące badań i rozwoju (R&D). Gdyby trafiły w nieodpowiednie ręce, mogłyby narazić firmę na poważne straty oraz spadek zaufania. Ponadto naruszyłyby tajemnice handlowe, przepisy prawa i zawiązywane z partnerami umowy.

LIKWIDACJA FIRMY

Likwidacja firmy-Co zrobić z dokumentacją firmy w przypadku zakończenia działalności?
Należy ją przekazać do uprawnionego archiwum.
Spółki wpisane do KRS, spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze mają obowiązek zdeponowania dokumentacji pracowniczej w uprawnionym archiwum.
Jak zabezpieczamy dokumenty?

Miejscem przechowywania są archiwa spełniające wszystkie wymogi z zakresu pełnego bezpieczeństwa akt, wyposażone w skuteczne systemy ochrony zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 Nr 32 poz. 284);
Dokumentacja pracownicza jest udostępniania byłym pracownikom zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. 2005 Nr 28 poz. 240);
Obsługa dokumentacji jest wykonywana z respektowaniem przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781)
Przejęte do przechowania akta, po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania podlegają wybrakowaniu i zniszczeniu, w trybie ustalonym rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015, poz. 1743);

Witamy

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ & ARCHIWIZACJA

Skrócona nazwa: ARCHI

O firmie

Firma Zarządzanie Dokumentacją&Archiwizacja swoją działalność prowadzi pod adresem:
ul. Rdzawka 88, 34-700 Rdzawka, gm. Rabka-Zdrój, pow. nowotarski, woj. małopolskie.
Działalność firmy skupiona jest na usługach związanych z administracyjną i obsługą biura.
Firma posiada numer NIP: 7352842380 oraz ma nadany numer REGON: 383243869.
Wszelkich informacji uzyskają Państwo dzwoniąc pod numer tel. 880 618 041 lub pisząc na adres: kancelariaarchiwalna@gmail.com